Avertissement. Collectalia n’est pas un site de conseil juridique, fiscal ou en assurance. Les informations de cette page sont générales, établies d’après les textes français en vigueur au 09/11/2026 : elles peuvent évoluer, ne s’appliquent pas forcément hors de France et ne tiennent pas compte de votre situation. Faites-les impérativement vérifier par un notaire, un avocat, un expert-comptable ou votre assureur avant toute mise en œuvre.
L’essentiel
- Un dossier par œuvre : photos, provenance, documents, estimations successives et constats d’état.
- Des showrooms privés pour présenter une sélection et des rapports PDF pour les annexes.
- Vos clients vous invitent gratuitement en lecture seule, ou vous tenez leurs dossiers avec la formule Pro.
L’expert en art, le conseiller en art et l’art advisory partagent une même difficulté : leur travail repose sur des dossiers qui vivent chez le client. Photos de qualité inégale, factures introuvables, expertises anciennes, œuvres déplacées. Cette page s’adresse à ces professionnels : comment garder des dossiers clients complets, et ce que vos clients peuvent vous remettre.
Le problème : un dossier qui se reconstitue à chaque mission
Une estimation pour l’assurance, une succession, une vente, un prêt : à chaque mission, on recommence. Il faut redemander les photos, la provenance, la dernière expertise, vérifier où se trouve l’œuvre et dans quel état. Les estimations précédentes sont dans d’anciens courriels. Les constats d’état, s’ils existent, sont sur papier.
Pour un conseiller qui suit plusieurs collections, l’éparpillement est encore plus net : un tableur par client, des dossiers de photos, des courriels à rechercher. La qualité du conseil dépend pourtant de la continuité de ces informations.
Rapport d’expertise d’œuvre d’art : ce que le dossier doit contenir
Un rapport solide repose sur des éléments vérifiables :
- une description précise : auteur, titre, date, technique, dimensions, signature et inscriptions ;
- des photos de l’ensemble, du revers, des détails, de la signature, des étiquettes ;
- la provenance : propriétaires successifs, ventes publiques, expositions, publications ;
- l’état de conservation, constaté à une date donnée ;
- les estimations antérieures et leur contexte.
Nos guides préparer l’estimation d’un tableau et le constat d’état d’une œuvre d’art peuvent être transmis à vos clients pour qu’ils préparent ces éléments.
Ce que Collectalia apporte
- Une fiche par œuvre ou par objet, avec les champs propres à chacune des 28 catégories : œuvres, sculptures et tirages, bijoux, montres, livres, monnaies, vins, voitures…
- Photos haute définition et documents : certificats, factures, expertises, rapports antérieurs. Le client peut ajouter des photos depuis son téléphone en scannant un QR code.
- Estimations et valeurs successives, datées, avec leur source : la base de toute valeur d’assurance d’une œuvre d’art.
- Constats d’état successifs, prêts, mouvements et localisation.
- Contacts liés aux pièces : artistes, galeries, restaurateurs, assureurs, transporteurs.
- Rapports PDF en couleurs, exports Excel et catalogues PDF mis en page, à joindre à votre propre rapport.
Sur les notions d’assurance, notre guide valeur agréée ou valeur déclarée fait le point pour vos clients.
Comment travailler ensemble
- Le client tient son inventaire et vous invite en lecture seule. L’accès est gratuit ; vous consultez les fiches, photos et documents de sa collection.
- Ou il partage une sélection par un showroom privé, ou vous transmet un rapport PDF ou un export Excel.
- Ou vous ouvrez vous-même les espaces de vos clients avec la formule Pro : vous tenez les dossiers, vous invitez le client en lecture seule, vous lui présentez des sélections dans des showrooms privés. Le client peut avoir le rôle d’éditeur s’il souhaite compléter lui-même.
Le détail des formules est sur la page des tarifs.
Confidentialité et sécurité
Les dossiers de vos clients sont confidentiels. Les données sont hébergées en France et sauvegardées chaque jour ; la double authentification peut être imposée ; le journal des modifications et des accès indique qui a consulté ou modifié chaque fiche. Les valeurs peuvent être masquées à un lecteur, et un showroom expire à la date que vous fixez.
Avec Collectalia
Des dossiers d’œuvres complets et durables pour chacun de vos clients : photos, provenance, documents, estimations et constats d’état au même endroit, présentés dans des showrooms privés et repris dans des rapports PDF. Votre expertise reste la vôtre ; Collectalia en garde la mémoire.
Avertissement. Collectalia n’est pas un site de conseil juridique, fiscal ou en assurance. Les informations de cette page sont générales, établies d’après les textes français en vigueur au 09/11/2026 : elles peuvent évoluer, ne s’appliquent pas forcément hors de France et ne tiennent pas compte de votre situation. Faites-les impérativement vérifier par un notaire, un avocat, un expert-comptable ou votre assureur avant toute mise en œuvre.