Avertissement. Collectalia n’est pas un site de conseil juridique, fiscal ou en assurance. Les informations de cette page sont générales, établies d’après les textes français en vigueur au 09/11/2026 : elles peuvent évoluer, ne s’appliquent pas forcément hors de France et ne tiennent pas compte de votre situation. Faites-les impérativement vérifier par un notaire, un avocat, un expert-comptable ou votre assureur avant toute mise en œuvre.
L’essentiel
- Les actifs de collection sont souvent les moins documentés d’un patrimoine : plusieurs catégories, plusieurs lieux, plusieurs entités de détention.
- Un inventaire consolidé réunit propriétaires, devises, valeurs, assurances et localisations, avec des rapports à la demande.
- Rôles, valeurs masquables et journal des accès permettent d’ouvrir l’inventaire à chaque intervenant sans tout lui montrer.
Dans un patrimoine familial, les œuvres, montres, vins, bijoux et voitures pèsent parfois lourd, et sont pourtant suivis à part : un tableur chez un collaborateur, des expertises chez l’assureur, des factures dans un coffre. Pour un family office, une banque privée ou un conseiller en gestion de patrimoine, l’art et les objets de collection sont rarement consolidés avec le reste. Cette page explique comment y remédier.
Family office et art : le problème de la consolidation
Une même famille détient des pièces en direct, par une société civile, par une société étrangère, en indivision après une succession. Elles se trouvent dans plusieurs résidences, en garde-meuble, en prêt à une exposition, en dépôt chez un marchand. Elles sont achetées et assurées en plusieurs devises. Chaque assureur, chaque conseiller, chaque héritier a une partie de l’information.
Résultat : il est difficile de répondre vite à des questions simples. Que possède la famille, par entité ? Quelle est la valeur d’assurance totale, et est-elle à jour ? Quels contrats arrivent à échéance ? Où se trouve telle pièce aujourd’hui ? Que transmettre, et à qui ?
Ce que Collectalia apporte au family office
- Un inventaire unique, toutes catégories : œuvres, sculptures, montres, bijoux, vins, livres, monnaies, voitures, avec les champs propres à chacune des 28 catégories.
- Plusieurs propriétaires et entités de détention, rattachés à chaque pièce, et des contacts liés : conseillers, assureurs, transporteurs, notaires, héritiers.
- Plusieurs devises pour les prix, estimations et valeurs d’assurance.
- Valeurs et estimations successives, dépenses de restauration ou d’entretien, ventes.
- Contrats d’assurance et échéances, avec un rappel automatique avant l’échéance ou la date limite de résiliation.
- Localisation et mouvements : résidences, coffres, garde-meubles, prêts.
- Rapports PDF en couleurs et exports Excel : inventaire, localisation, assurance, succession ; recherches enregistrées pour retrouver un périmètre en un clic ; export complet de l’espace.
Rôles, confidentialité et valeurs masquables
Le family office administre l’espace. Les membres de la famille, les conseillers et les prestataires reçoivent chacun un rôle : administrateur, éditeur ou lecture seule. Les accès en lecture seule sont gratuits et illimités ; les valeurs peuvent leur être masquées, pour qu’un régisseur ou un transporteur voie la fiche et la localisation sans les prix. Pour une présentation ponctuelle (un assureur, une banque, un expert), un showroom privé partage une sélection par lien protégé par mot de passe, avec date d’expiration et suivi des consultations.
Les données sont hébergées en France et sauvegardées chaque jour. La double authentification peut être imposée à tous, et le journal des modifications et des accès indique qui a consulté ou changé quoi.
Transmission et fiscalité des actifs de collection
Le module « Transmission » prépare l’après : lettre d’instructions, bénéficiaires envisagés par pièce, pré-inventaire PDF ou Excel à remettre au notaire. Ce document est déclaratif et ne remplace pas l’inventaire d’un notaire ou d’un commissaire de justice ; il en facilite le travail (voir notre page pour les notaires).
Certaines pièces peuvent aussi servir à payer les droits de succession et de donation, l’IFI ou le droit de partage par la dation en paiement, après un agrément ministériel qui fixe leur valeur (article 1716 bis du CGI, minimum de 10 000 € par imposition). Lors d’une vente par un particulier, la taxe forfaitaire de 6 % du prix, plus 0,5 % de CRDS, s’applique par défaut, sauf option pour le régime des plus-values, qui suppose de justifier la date et le prix d’acquisition : notre guide taxe forfaitaire ou plus-value détaille ces règles. Dans les deux cas, des factures et estimations bien conservées sont décisives.
Comment travailler ensemble
- Le family office ouvre l’espace de la famille, ou un espace par famille cliente avec la formule Pro.
- Il importe l’existant : fichier Excel avec reconnaissance des colonnes, puis photos et documents ajoutés au fil de l’eau.
- Il invite chaque intervenant avec le bon rôle, et produit les rapports à la demande. Les formules sont présentées sur la page des tarifs.
Pour les règles d’assurance, voir aussi valeur agréée ou valeur déclarée.
Avec Collectalia
Toutes les pièces de collection de la famille, de toutes les entités et dans toutes les devises, dans un seul inventaire documenté : valeurs, assurances, localisation, transmission. Chaque intervenant y accède selon son rôle, sans voir plus que nécessaire.
Avertissement. Collectalia n’est pas un site de conseil juridique, fiscal ou en assurance. Les informations de cette page sont générales, établies d’après les textes français en vigueur au 09/11/2026 : elles peuvent évoluer, ne s’appliquent pas forcément hors de France et ne tiennent pas compte de votre situation. Faites-les impérativement vérifier par un notaire, un avocat, un expert-comptable ou votre assureur avant toute mise en œuvre.