Avertissement. Collectalia n’est pas un site de conseil juridique, fiscal ou en assurance. Les informations de cette page sont générales, établies d’après les textes français en vigueur au 09/11/2026 : elles peuvent évoluer, ne s’appliquent pas forcément hors de France et ne tiennent pas compte de votre situation. Faites-les impérativement vérifier par un notaire, un avocat, un expert-comptable ou votre assureur avant toute mise en œuvre.
L’essentiel
- Les musées de France ont une obligation d’inventaire et de récolement décennal, avec des outils spécialisés.
- Collectalia vise d’abord les fondations privées, collections d’entreprise, petits musées non labellisés, associations et maisons d’artiste.
- Constats d’état, prêts, mouvements, travail à plusieurs et journal des modifications y sont réunis.
Une fondation d’art, une collection d’entreprise ou un petit musée associatif a les mêmes besoins qu’un grand établissement : savoir ce qu’il possède, où chaque pièce se trouve, dans quel état, et qui l’a modifiée. Il a rarement les mêmes moyens. Cette page présente honnêtement ce qu’un logiciel de gestion de collection généraliste comme Collectalia peut apporter, et où se situent ses limites.
Musées de France et récolement décennal : un cadre à part
Les musées de France doivent tenir un inventaire de leurs collections et procéder à leur récolement tous les dix ans (article L451-2 du Code du patrimoine). La troisième campagne de récolement court du 1er janvier 2026 au 31 décembre 2035. Des outils spécialisés existent pour y répondre.
Collectalia ne prétend pas à une conformité réglementaire pour ces établissements. Si votre musée porte l’appellation « musée de France », appuyez-vous sur les outils et les services prévus pour lui. Collectalia peut, au plus, servir de complément pour un fonds qui ne relève pas de l’inventaire réglementaire.
Pour qui Collectalia est pensé
- Fondations privées qui conservent, prêtent et font connaître une collection.
- Collections d’entreprise réparties entre plusieurs sites, bureaux et réserves.
- Petits musées non labellisés et musées associatifs, souvent animés par des bénévoles.
- Associations d’amis, sociétés savantes, fonds locaux.
- Maisons et ateliers d’artiste, archives d’un fonds, préparation d’un catalogue raisonné.
Pour ces structures, le problème n’est pas la norme : c’est la dispersion. L’inventaire est dans un tableur ancien, les photos sur un disque, les constats d’état sur papier, les prêts dans des courriels. Quand la personne qui savait tout s’en va, la mémoire part avec elle.
Ce que Collectalia apporte
- Une fiche par pièce, avec les champs propres à la catégorie (peinture, sculpture avec tirage, fondeur et cachet, estampe, livre, objet, monnaie…) et des champs personnalisés pour votre propre numérotation.
- Photos haute définition et documents : actes d’acquisition ou de donation, rapports de restauration, publications.
- Provenance et historique, expositions, estimations et valeurs successives.
- Constats d’état datés, pour suivre l’évolution d’une œuvre dans le temps ; notre guide sur le constat d’état d’une œuvre d’art en détaille la méthode.
- Prêts et mouvements : emprunteur, dates, lieu ; localisation précise en salle, en réserve ou en garde-meuble.
- Contrats d’assurance et échéances, avec rappel avant la date limite de résiliation.
- Rapports PDF et exports Excel (inventaire, localisation, assurance), catalogue PDF mis en page, étiquettes avec QR code.
Un récolement à votre échelle
Même sans obligation légale, vérifier régulièrement que chaque pièce est à sa place et dans l’état décrit reste une bonne pratique. Avec un rapport de localisation imprimé ou ouvert sur une tablette, l’équipe passe de salle en salle, contrôle, corrige l’emplacement ou ajoute un constat d’état. Le journal garde la trace de chaque correction.
Travailler à plusieurs
Conservateur, régisseur, bénévoles, comité scientifique, chercheurs invités : chacun reçoit un rôle (administrateur, éditeur, lecture seule). Les accès en lecture seule sont gratuits et illimités, et les valeurs d’assurance peuvent leur être masquées. Le journal des modifications et des accès indique qui a créé ou changé une fiche, et quand. Une structure qui gère plusieurs fonds distincts peut se renseigner sur la formule Pro (voir les tarifs).
Confidentialité et sécurité
Les données sont hébergées en France et sauvegardées chaque jour. La double authentification peut être imposée à toute l’équipe. L’export complet de l’espace reste possible à tout moment, ce qui évite d’enfermer l’inventaire dans un outil.
Avec Collectalia
Un inventaire commun pour toute l’équipe, avec les constats d’état, les prêts, la localisation et l’historique de chaque modification. Pensé pour les fondations, collections d’entreprise et petites structures qui veulent un outil sérieux sans infrastructure informatique.
Avertissement. Collectalia n’est pas un site de conseil juridique, fiscal ou en assurance. Les informations de cette page sont générales, établies d’après les textes français en vigueur au 09/11/2026 : elles peuvent évoluer, ne s’appliquent pas forcément hors de France et ne tiennent pas compte de votre situation. Faites-les impérativement vérifier par un notaire, un avocat, un expert-comptable ou votre assureur avant toute mise en œuvre.