Avertissement. Collectalia n’est pas un site de conseil juridique, fiscal ou en assurance. Les informations de cette page sont générales, établies d’après les textes français en vigueur au 09/11/2026 : elles peuvent évoluer, ne s’appliquent pas forcément hors de France et ne tiennent pas compte de votre situation. Faites-les impérativement vérifier par un notaire, un avocat, un expert-comptable ou votre assureur avant toute mise en œuvre.
L’essentiel
- Collectalia sert à référencer et documenter vos pièces : fiche, photos, provenance, certificats, mouvements.
- Il permet de présenter des sélections à vos clients dans des showrooms privés, protégés par mot de passe.
- Ce n’est pas un logiciel de comptabilité, de facturation, de caisse ni de vente en ligne.
Chercher un logiciel de gestion de galerie d’art ou un logiciel d’antiquaire, c’est souvent chercher deux choses à la fois : un outil de gestion commerciale (factures, caisse, comptabilité) et un outil de connaissance des pièces (ce qu’elles sont, d’où elles viennent, où elles se trouvent). Collectalia ne couvre que la seconde. Cette page explique ce qu’il fait, et ce qu’il ne fait pas, pour les galeries, marchands et antiquaires.
Gestion de stock en galerie : ce qui se perd entre deux tableurs
Le stock d’une galerie ou d’un antiquaire bouge en permanence. Des pièces partent en foire, chez le restaurateur, chez un client pour un essai, en dépôt chez un confrère. D’autres arrivent en consignation. Les informations vivent à plusieurs endroits : un tableur pour la liste, un dossier de photos, des certificats dans un classeur, la provenance dans la mémoire du marchand.
Les conséquences sont connues : une pièce qu’on ne retrouve plus, un certificat égaré au moment de la vente, une provenance qu’il faut reconstituer pour un client exigeant, une sélection envoyée par courriel en pièces jointes trop lourdes. La gestion de stock d’une galerie est d’abord une question de documentation.
Ce que Collectalia apporte
- Une fiche par pièce, avec les champs propres à chaque catégorie : technique et dimensions pour une œuvre, tirage numéroté EA ou HC, signature et cachet de fondeur pour une sculpture, édition et reliure pour un livre, métal et poinçon pour l’argenterie ou les bijoux. Des champs personnalisés complètent au besoin.
- Photos haute définition et documents : factures d’achat, certificats d’authenticité, expertises, rapports de restauration.
- Provenance et historique de chaque pièce, avec les contacts liés : artiste, déposant, expert, transporteur, acheteur.
- Mouvements et localisation : galerie, réserve, garde-meuble, foire, restaurateur. Les dépôts, consignations et prêts sont suivis comme des mouvements ou des prêts, avec leurs dates.
- Constats d’état, estimations successives, dépenses (restauration, encadrement) et ventes enregistrées sur la fiche.
- Rapports PDF et exports Excel, catalogue PDF mis en page, étiquettes ; import de votre fichier Excel existant avec reconnaissance des colonnes.
Pour les certificats remis à vos clients, notre guide sur le certificat d’authenticité d’une œuvre d’art rappelle les mentions utiles ; pour les pièces qui voyagent, voir le constat d’état.
Showroom en ligne privé : présenter sans publier
Beaucoup de pièces ne se montrent pas sur un site public : prix confidentiels, discrétion des déposants, sélection pensée pour un seul collectionneur. Le showroom en ligne privé répond à ce besoin. Vous composez une sélection, vous la partagez par un lien protégé par mot de passe, vous fixez une date d’expiration, et vous voyez quand le client l’a consultée. Le client n’a pas besoin de compte. Il peut télécharger le rapport ou le catalogue du showroom si vous le permettez.
Travailler en équipe
Une galerie, c’est un directeur, des assistants, parfois un registraire, un comptable externe, des artistes représentés. Chacun reçoit un rôle : administrateur, éditeur ou lecture seule. Les accès en lecture seule sont gratuits et illimités, et les valeurs peuvent leur être masquées : un collaborateur ou un conseiller extérieur peut consulter les fiches sans voir vos prix. Pour montrer à un artiste ses seules œuvres, un showroom privé suffit. Le journal des modifications et des accès indique qui a changé quoi.
Les galeries et marchands qui gèrent les pièces de plusieurs clients ou de plusieurs entités utilisent la formule Pro ; une petite structure peut commencer par une formule standard. Le détail est sur la page des tarifs.
Confidentialité et sécurité
Données hébergées en France, sauvegarde quotidienne, double authentification activable ou imposée à toute l’équipe, journal des accès. Vous pouvez à tout moment exporter l’intégralité de votre espace : vos données restent les vôtres.
Avec Collectalia
Votre stock documenté pièce par pièce, avec provenance, certificats et localisation, présenté à vos clients dans des showrooms privés, et partagé avec l’équipe et les artistes que vous représentez. Vous gardez vos outils de comptabilité et de vente ; Collectalia tient la connaissance des pièces.
Avertissement. Collectalia n’est pas un site de conseil juridique, fiscal ou en assurance. Les informations de cette page sont générales, établies d’après les textes français en vigueur au 09/11/2026 : elles peuvent évoluer, ne s’appliquent pas forcément hors de France et ne tiennent pas compte de votre situation. Faites-les impérativement vérifier par un notaire, un avocat, un expert-comptable ou votre assureur avant toute mise en œuvre.