Hinweis. Collectalia ist keine Plattform für Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Die Informationen auf dieser Seite sind allgemeiner Natur und beruhen auf den am 09.11.2026 geltenden französischen Rechtsvorschriften: Sie können sich ändern, gelten nicht zwingend außerhalb Frankreichs und berücksichtigen nicht Ihre persönliche Situation. Lassen Sie sie unbedingt von einem Notar, einem Rechtsanwalt, einem Steuerberater oder Ihrem Versicherer überprüfen, bevor Sie sie umsetzen.
Das Wichtigste
- Die musées de France unterliegen einer Pflicht zu Inventar und Zehnjahres-Récolement, mit spezialisierten Werkzeugen.
- Collectalia richtet sich zunächst an private Stiftungen, Unternehmenssammlungen, kleine nicht zertifizierte Museen, Vereine und Künstlerhäuser.
- Zustandsberichte, Leihgaben, Bewegungen, Teamarbeit und das Änderungsprotokoll sind hier vereint.
Eine Kunststiftung, eine Unternehmenssammlung oder ein kleines Vereinsmuseum hat dieselben Bedürfnisse wie ein großes Haus: wissen, was es besitzt, wo sich jedes Stück befindet, in welchem Zustand und wer es geändert hat. Selten hat es dieselben Mittel. Diese Seite stellt ehrlich dar, was eine allgemeine Sammlungsverwaltungssoftware wie Collectalia leisten kann und wo ihre Grenzen liegen.
Musées de France und Zehnjahres-Récolement: ein eigener Rahmen
Die musées de France müssen ein Inventar ihrer Sammlungen führen und alle zehn Jahre ein Récolement (Bestandsüberprüfung) durchführen (Artikel L451-2 des Code du patrimoine). Die dritte Récolement-Kampagne läuft vom 1. Januar 2026 bis zum 31. Dezember 2035. Dafür gibt es spezialisierte Werkzeuge.
Collectalia erhebt für diese Einrichtungen keinen Anspruch auf regulatorische Konformität. Trägt Ihr Museum die Bezeichnung „musée de France“, stützen Sie sich auf die dafür vorgesehenen Werkzeuge und Dienste. Collectalia kann höchstens als Ergänzung für einen Bestand dienen, der nicht unter das reglementierte Inventar fällt.
Für wen Collectalia gedacht ist
- Private Stiftungen, die eine Sammlung bewahren, verleihen und bekannt machen.
- Unternehmenssammlungen, verteilt auf mehrere Standorte, Büros und Depots.
- Kleine nicht zertifizierte Museen und Vereinsmuseen, oft von Ehrenamtlichen getragen.
- Vereine von Freunden, Gelehrtengesellschaften, lokale Bestände.
- Künstlerhäuser und Ateliers, Archive eines Nachlassbestands, Vorbereitung eines Werkverzeichnisses (catalogue raisonné).
Für diese Einrichtungen ist nicht die Norm das Problem, sondern die Zersplitterung. Das Inventar steht in einer alten Tabelle, die Fotos auf einer Festplatte, die Zustandsberichte auf Papier, die Leihgaben in E-Mails. Wenn die Person geht, die alles wusste, geht das Gedächtnis mit ihr.
Was Collectalia leistet
- Ein Eintrag pro Stück, mit den Feldern der Kategorie (Gemälde, Skulptur mit Auflage, Gießer und Stempel, Druckgrafik, Buch, Objekt, Münze …) und benutzerdefinierten Feldern für Ihre eigene Nummerierung.
- Hochauflösende Fotos und Dokumente: Erwerbs- oder Schenkungsurkunden, Restaurierungsberichte, Publikationen.
- Provenienz und Geschichte, Ausstellungen, aufeinanderfolgende Schätzungen und Werte.
- Datierte Zustandsberichte, um die Entwicklung eines Werks im Zeitverlauf zu verfolgen; unser Leitfaden zum Zustandsbericht eines Kunstwerks erläutert die Methode.
- Leihgaben und Bewegungen: Entleiher, Daten, Ort; genauer Standort im Saal, im Depot oder im Möbellager.
- Versicherungsverträge und Fälligkeiten, mit Erinnerung vor dem letzten Kündigungstermin.
- PDF-Berichte und Excel-Exporte (Inventar, Standort, Versicherung), gestalteter PDF-Katalog, Etiketten mit QR-Code.
Ein Récolement in Ihrem Maßstab
Auch ohne gesetzliche Pflicht bleibt es gute Praxis, regelmäßig zu prüfen, dass jedes Stück an seinem Platz und im beschriebenen Zustand ist. Mit einem gedruckten oder auf einem Tablet geöffneten Standortbericht geht das Team von Saal zu Saal, kontrolliert, korrigiert den Standort oder fügt einen Zustandsbericht hinzu. Das Protokoll hält jede Korrektur fest.
Zu mehreren arbeiten
Kurator, Registrar, Ehrenamtliche, wissenschaftlicher Beirat, eingeladene Forscher: Jeder erhält eine Rolle (Administrator, Bearbeiter, schreibgeschützt). Schreibgeschützte Zugänge sind kostenlos und unbegrenzt, und die Versicherungswerte können für sie ausgeblendet werden. Das Protokoll der Änderungen und Zugriffe zeigt, wer einen Eintrag wann angelegt oder geändert hat. Eine Einrichtung, die mehrere getrennte Bestände verwaltet, kann sich über den Tarif Pro informieren (siehe die Preise).
Vertraulichkeit und Sicherheit
Die Daten werden in Frankreich gehostet und täglich gesichert. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung kann für das gesamte Team vorgeschrieben werden. Der vollständige Export des Bereichs bleibt jederzeit möglich, sodass das Inventar nicht in einem Werkzeug eingeschlossen wird.
Mit Collectalia
Ein gemeinsames Inventar für das ganze Team, mit Zustandsberichten, Leihgaben, Standort und der Geschichte jeder Änderung. Gedacht für Stiftungen, Unternehmenssammlungen und kleine Einrichtungen, die ein seriöses Werkzeug ohne IT-Infrastruktur wollen.
Hinweis. Collectalia ist keine Plattform für Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Die Informationen auf dieser Seite sind allgemeiner Natur und beruhen auf den am 09.11.2026 geltenden französischen Rechtsvorschriften: Sie können sich ändern, gelten nicht zwingend außerhalb Frankreichs und berücksichtigen nicht Ihre persönliche Situation. Lassen Sie sie unbedingt von einem Notar, einem Rechtsanwalt, einem Steuerberater oder Ihrem Versicherer überprüfen, bevor Sie sie umsetzen.