Hinweis. Collectalia ist keine Plattform für Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Die Informationen auf dieser Seite sind allgemeiner Natur und beruhen auf den am 09.11.2026 geltenden französischen Rechtsvorschriften: Sie können sich ändern, gelten nicht zwingend außerhalb Frankreichs und berücksichtigen nicht Ihre persönliche Situation. Lassen Sie sie unbedingt von einem Notar, einem Rechtsanwalt, einem Steuerberater oder Ihrem Versicherer überprüfen, bevor Sie sie umsetzen.
Das Wichtigste
- Collectalia dient dazu, Ihre Stücke zu erfassen und zu dokumentieren: Eintrag, Fotos, Provenienz, Zertifikate, Bewegungen.
- Es erlaubt, Ihren Kunden Auswahlen in passwortgeschützten privaten Showrooms zu präsentieren.
- Es ist keine Software für Buchhaltung, Rechnungsstellung, Kasse oder Onlineverkauf.
Wer eine Verwaltungssoftware für Kunstgalerien oder eine Antiquitätenhändler-Software sucht, sucht oft zwei Dinge zugleich: ein Werkzeug der kaufmännischen Verwaltung (Rechnungen, Kasse, Buchhaltung) und ein Werkzeug der Kenntnis der Stücke (was sie sind, woher sie kommen, wo sie sich befinden). Collectalia deckt nur das Zweite ab. Diese Seite erklärt, was es für Galerien, Händler und Antiquitätenhändler leistet und was nicht.
Bestandsverwaltung in der Galerie: was zwischen zwei Tabellen verloren geht
Der Bestand einer Galerie oder eines Antiquitätenhändlers ist ständig in Bewegung. Stücke gehen auf eine Messe, zum Restaurator, zu einem Kunden zur Ansicht, in Depot bei einem Kollegen. Andere kommen in Kommission. Die Informationen leben an mehreren Orten: eine Tabelle für die Liste, ein Ordner mit Fotos, Zertifikate in einem Ordner, die Provenienz im Gedächtnis des Händlers.
Die Folgen sind bekannt: ein Stück, das man nicht mehr findet, ein beim Verkauf verlegtes Zertifikat, eine Provenienz, die für einen anspruchsvollen Kunden rekonstruiert werden muss, eine per E-Mail mit zu schweren Anhängen verschickte Auswahl. Die Bestandsverwaltung einer Galerie ist zuallererst eine Frage der Dokumentation.
Was Collectalia leistet
- Ein Eintrag pro Stück, mit den Feldern der jeweiligen Kategorie: Technik und Maße bei einem Werk, nummerierte Auflage EA oder HC, Signatur und Gießerstempel bei einer Skulptur, Ausgabe und Einband bei einem Buch, Metall und Punze bei Silberwaren oder Schmuck. Benutzerdefinierte Felder ergänzen bei Bedarf.
- Hochauflösende Fotos und Dokumente: Einkaufsrechnungen, Echtheitszertifikate, Gutachten, Restaurierungsberichte.
- Provenienz und Geschichte jedes Stücks, mit den verknüpften Kontakten: Künstler, Deponent, Experte, Spediteur, Käufer.
- Bewegungen und Standort: Galerie, Lager, Möbellager, Messe, Restaurator. Depots, Kommissionen und Leihgaben werden als Bewegungen oder Leihgaben mit ihren Daten verfolgt.
- Zustandsberichte, aufeinanderfolgende Schätzungen, Ausgaben (Restaurierung, Rahmung) und erfasste Verkäufe im Eintrag.
- PDF-Berichte und Excel-Exporte, gestalteter PDF-Katalog, Etiketten; Import Ihrer bestehenden Excel-Datei mit Spaltenerkennung.
Zu den Zertifikaten, die Sie Ihren Kunden ausstellen, ruft unser Leitfaden zum Echtheitszertifikat eines Kunstwerks die nützlichen Angaben in Erinnerung; für Stücke, die reisen, siehe den Zustandsbericht.
Privater Online-Showroom: präsentieren, ohne zu veröffentlichen
Viele Stücke zeigt man nicht auf einer öffentlichen Website: vertrauliche Preise, Diskretion der Deponenten, eine für einen einzigen Sammler gedachte Auswahl. Der private Online-Showroom erfüllt diesen Bedarf. Sie stellen eine Auswahl zusammen, teilen sie über einen passwortgeschützten Link, legen ein Ablaufdatum fest und sehen, wann der Kunde sie aufgerufen hat. Der Kunde braucht kein Konto. Er kann den Bericht oder den Katalog des Showrooms herunterladen, wenn Sie es erlauben.
Im Team arbeiten
Eine Galerie, das sind ein Direktor, Assistenten, mitunter ein Registrar, ein externer Buchhalter, vertretene Künstler. Jeder erhält eine Rolle: Administrator, Bearbeiter oder schreibgeschützt. Schreibgeschützte Zugänge sind kostenlos und unbegrenzt, und die Werte können für sie ausgeblendet werden: Ein Mitarbeiter oder externer Berater kann die Einträge einsehen, ohne Ihre Preise zu sehen. Um einem Künstler nur seine Werke zu zeigen, genügt ein privater Showroom. Das Protokoll der Änderungen und Zugriffe zeigt, wer was geändert hat.
Galerien und Händler, die die Stücke mehrerer Kunden oder mehrerer Einheiten verwalten, nutzen den Tarif Pro; eine kleine Struktur kann mit einem Standardtarif beginnen. Die Einzelheiten stehen auf der Preisseite.
Vertraulichkeit und Sicherheit
In Frankreich gehostete Daten, tägliche Sicherung, Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivierbar oder für das gesamte Team vorgeschrieben, Zugriffsprotokoll. Sie können jederzeit Ihren gesamten Bereich exportieren: Ihre Daten bleiben Ihre.
Mit Collectalia
Ihr Bestand, Stück für Stück dokumentiert, mit Provenienz, Zertifikaten und Standort, Ihren Kunden in privaten Showrooms präsentiert und mit dem Team und den von Ihnen vertretenen Künstlern geteilt. Sie behalten Ihre Buchhaltungs- und Verkaufswerkzeuge; Collectalia hält die Kenntnis der Stücke.
Hinweis. Collectalia ist keine Plattform für Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Die Informationen auf dieser Seite sind allgemeiner Natur und beruhen auf den am 09.11.2026 geltenden französischen Rechtsvorschriften: Sie können sich ändern, gelten nicht zwingend außerhalb Frankreichs und berücksichtigen nicht Ihre persönliche Situation. Lassen Sie sie unbedingt von einem Notar, einem Rechtsanwalt, einem Steuerberater oder Ihrem Versicherer überprüfen, bevor Sie sie umsetzen.