Aviso. Collectalia no es un sitio de asesoramiento jurídico, fiscal ni de seguros. La información de esta página es de carácter general, elaborada con arreglo a los textos franceses vigentes a fecha de 09/11/2026: puede cambiar, no es necesariamente aplicable fuera de Francia y no tiene en cuenta su situación. Hágala verificar imperativamente por un notario, un abogado, un experto contable o su aseguradora antes de ponerla en práctica.
Lo esencial
- Los museos de Francia tienen la obligación de realizar un inventario y un recuento decenal, con herramientas especializadas.
- Collectalia se dirige ante todo a fundaciones privadas, colecciones de empresa, pequeños museos sin denominación, asociaciones y casas de artista.
- Informes de estado, préstamos, movimientos, trabajo en equipo y diario de modificaciones se reúnen aquí.
Una fundación de arte, una colección de empresa o un pequeño museo asociativo tienen las mismas necesidades que un gran establecimiento: saber qué poseen, dónde está cada pieza, en qué estado y quién la ha modificado. Rara vez tienen los mismos medios. Esta página presenta con honestidad lo que un software de gestión de colecciones generalista como Collectalia puede aportar, y dónde están sus límites.
Museos de Francia y recuento decenal: un marco aparte
Los museos de Francia deben llevar un inventario de sus colecciones y proceder a su recuento cada diez años (artículo L451-2 del Código del Patrimonio). La tercera campaña de recuento va del 1 de enero de 2026 al 31 de diciembre de 2035. Existen herramientas especializadas para responder a ello.
Collectalia no pretende una conformidad reglamentaria para estos establecimientos. Si su museo tiene la denominación «museo de Francia», apóyese en las herramientas y los servicios previstos para él. Collectalia puede, como máximo, servir de complemento para un fondo que no dependa del inventario reglamentario.
Para quién está pensado Collectalia
- Fundaciones privadas que conservan, prestan y dan a conocer una colección.
- Colecciones de empresa repartidas entre varias sedes, oficinas y almacenes.
- Pequeños museos sin la denominación y museos asociativos, a menudo dirigidos por voluntarios.
- Asociaciones de amigos, sociedades científicas, fondos locales.
- Casas y talleres de artista, archivos de un fondo, preparación de un catálogo razonado.
Para estas estructuras, el problema no es la norma: es la dispersión. El inventario está en una hoja de cálculo antigua, las fotos en un disco, los informes de estado en papel, los préstamos en correos electrónicos. Cuando se va la persona que lo sabía todo, la memoria se va con ella.
Lo que aporta Collectalia
- Una ficha por pieza, con los campos propios de la categoría (pintura, escultura con tirada, fundidor y sello, grabado, libro, objeto, moneda…) y campos personalizados para su propia numeración.
- Fotos en alta definición y documentos: actas de adquisición o de donación, informes de restauración, publicaciones.
- Procedencia e historial, exposiciones, tasaciones y valores sucesivos.
- Informes de estado fechados, para seguir la evolución de una obra a lo largo del tiempo; nuestra guía sobre el informe de estado de una obra de arte detalla el método.
- Préstamos y movimientos: prestatario, fechas, lugar; ubicación precisa en sala, en almacén o en guardamuebles.
- Contratos de seguro y vencimientos, con recordatorio antes de la fecha límite de rescisión.
- Informes en PDF y exportaciones a Excel (inventario, ubicación, seguro), catálogo PDF maquetado, etiquetas con código QR.
Un recuento a su escala
Incluso sin obligación legal, comprobar periódicamente que cada pieza está en su sitio y en el estado descrito sigue siendo una buena práctica. Con un informe de ubicación impreso o abierto en una tableta, el equipo pasa de sala en sala, comprueba, corrige la ubicación o añade un informe de estado. El diario conserva el rastro de cada corrección.
Trabajar en equipo
Conservador, registrador, voluntarios, comité científico, investigadores invitados: cada uno recibe un rol (administrador, editor, solo lectura). Los accesos de solo lectura son gratuitos e ilimitados, y los valores de seguro pueden ocultarse a quienes los usan. El diario de modificaciones y accesos indica quién ha creado o cambiado una ficha, y cuándo. Una estructura que gestione varios fondos distintos puede informarse sobre el plan Pro (consulte las tarifas).
Confidencialidad y seguridad
Los datos se alojan en Francia y se copian cada día. Puede imponerse la doble autenticación a todo el equipo. La exportación completa del espacio es posible en cualquier momento, lo que evita encerrar el inventario en una herramienta.
Con Collectalia
Un inventario común para todo el equipo, con los informes de estado, los préstamos, la ubicación y el historial de cada modificación. Pensado para fundaciones, colecciones de empresa y pequeñas estructuras que quieren una herramienta seria sin infraestructura informática.
Aviso. Collectalia no es un sitio de asesoramiento jurídico, fiscal ni de seguros. La información de esta página es de carácter general, elaborada con arreglo a los textos franceses vigentes a fecha de 09/11/2026: puede cambiar, no es necesariamente aplicable fuera de Francia y no tiene en cuenta su situación. Hágala verificar imperativamente por un notario, un abogado, un experto contable o su aseguradora antes de ponerla en práctica.