Aviso. Collectalia no es un sitio de asesoramiento jurídico, fiscal ni de seguros. La información de esta página es de carácter general, elaborada con arreglo a los textos franceses vigentes a fecha de 09/11/2026: puede cambiar, no es necesariamente aplicable fuera de Francia y no tiene en cuenta su situación. Hágala verificar imperativamente por un notario, un abogado, un experto contable o su aseguradora antes de ponerla en práctica.
Lo esencial
- Collectalia sirve para catalogar y documentar sus piezas: ficha, fotos, procedencia, certificados, movimientos.
- Permite presentar selecciones a sus clientes en showrooms privados, protegidos con contraseña.
- No es un software de contabilidad, de facturación, de caja ni de venta en línea.
Buscar un software de gestión de galería de arte o un software para anticuarios es a menudo buscar dos cosas a la vez: una herramienta de gestión comercial (facturas, caja, contabilidad) y una herramienta de conocimiento de las piezas (qué son, de dónde vienen, dónde están). Collectalia solo cubre la segunda. Esta página explica qué hace, y qué no hace, para galerías, marchantes y anticuarios.
Gestión del stock en una galería: lo que se pierde entre dos hojas de cálculo
El stock de una galería o de un anticuario se mueve constantemente. Algunas piezas parten a una feria, a casa del restaurador, a casa de un cliente para probarlas, o en depósito con un colega. Otras llegan en consignación. La información vive en varios sitios: una hoja de cálculo para la lista, una carpeta de fotos, los certificados en un archivador, la procedencia en la memoria del marchante.
Las consecuencias son conocidas: una pieza que ya no se encuentra, un certificado extraviado en el momento de la venta, una procedencia que hay que reconstruir para un cliente exigente, una selección enviada por correo electrónico con archivos adjuntos demasiado pesados. La gestión del stock de una galería es, ante todo, una cuestión de documentación.
Lo que aporta Collectalia
- Una ficha por pieza, con los campos propios de cada categoría: técnica y dimensiones para una obra, tirada numerada EA o HC, firma y sello de fundidor para una escultura, edición y encuadernación para un libro, metal y punzón para la platería o las joyas. Los campos personalizados completan lo que haga falta.
- Fotos en alta definición y documentos: facturas de compra, certificados de autenticidad, peritaciones, informes de restauración.
- Procedencia e historial de cada pieza, con los contactos vinculados: artista, depositante, perito, transportista, comprador.
- Movimientos y ubicación: galería, almacén, guardamuebles, feria, restaurador. Los depósitos, consignaciones y préstamos se controlan como movimientos o préstamos, con sus fechas.
- Informes de estado, tasaciones sucesivas, gastos (restauración, enmarcado) y ventas registradas en la ficha.
- Informes en PDF y exportaciones a Excel, catálogo PDF maquetado, etiquetas; importación de su archivo de Excel actual con reconocimiento de columnas.
Para los certificados entregados a sus clientes, nuestra guía sobre el certificado de autenticidad de una obra de arte recuerda las menciones útiles; para las piezas que viajan, consulte el informe de estado.
Showroom en línea privado: presentar sin publicar
Muchas piezas no se muestran en una web pública: precios confidenciales, discreción de los depositantes, una selección pensada para un único coleccionista. El showroom en línea privado responde a esta necesidad. Usted compone una selección, la comparte mediante un enlace protegido con contraseña, fija una fecha de caducidad y ve cuándo la ha consultado el cliente. El cliente no necesita una cuenta. Puede descargar el informe o el catálogo del showroom si usted lo permite.
Trabajar en equipo
Una galería son un director, ayudantes, a veces un registrador, un contable externo, artistas representados. Cada uno recibe un rol: administrador, editor o solo lectura. Los accesos de solo lectura son gratuitos e ilimitados, y los valores pueden ocultarse a quienes los usan: un colaborador o un asesor externo puede consultar las fichas sin ver sus precios. Para mostrar a un artista solo sus obras, basta un showroom privado. El diario de modificaciones y accesos indica quién ha cambiado qué.
Las galerías y marchantes que gestionan las piezas de varios clientes o de varias entidades utilizan el plan Pro; una estructura pequeña puede empezar con un plan estándar. El detalle está en la página de tarifas.
Confidencialidad y seguridad
Datos alojados en Francia, copia de seguridad diaria, doble autenticación activable o impuesta a todo el equipo, diario de accesos. Puede exportar en cualquier momento la totalidad de su espacio: sus datos siguen siendo suyos.
Con Collectalia
Su stock documentado pieza por pieza, con procedencia, certificados y ubicación, presentado a sus clientes en showrooms privados y compartido con el equipo y con los artistas que representa. Usted conserva sus herramientas de contabilidad y de venta; Collectalia lleva el conocimiento de las piezas.
Aviso. Collectalia no es un sitio de asesoramiento jurídico, fiscal ni de seguros. La información de esta página es de carácter general, elaborada con arreglo a los textos franceses vigentes a fecha de 09/11/2026: puede cambiar, no es necesariamente aplicable fuera de Francia y no tiene en cuenta su situación. Hágala verificar imperativamente por un notario, un abogado, un experto contable o su aseguradora antes de ponerla en práctica.