Aviso. A Collectalia não é um site de aconselhamento jurídico, fiscal ou em matéria de seguros. As informações desta página são gerais, elaboradas com base nos textos franceses em vigor em 09/11/2026: podem evoluir, não se aplicam necessariamente fora de França e não têm em conta a sua situação. Mande-as verificar obrigatoriamente por um notário, um advogado, um contabilista certificado ou pela sua seguradora antes de as pôr em prática.
O essencial
- Os museus de França têm uma obrigação de inventário e de recenseamento decenal (récolement), com ferramentas especializadas.
- A Collectalia dirige-se primeiro às fundações privadas, coleções de empresa, pequenos museus sem designação oficial, associações e casas de artista.
- Relatórios de estado, empréstimos, movimentos, trabalho em equipa e diário das modificações estão aqui reunidos.
Uma fundação de arte, uma coleção de empresa ou um pequeno museu associativo tem as mesmas necessidades que um grande estabelecimento: saber o que possui, onde se encontra cada peça, em que estado, e quem a modificou. Raramente tem os mesmos meios. Esta página apresenta com honestidade o que um software de gestão de coleções generalista como a Collectalia pode trazer, e onde se situam os seus limites.
Museus de França e recenseamento decenal: um enquadramento à parte
Os museus de França devem manter um inventário das suas coleções e proceder ao seu recenseamento de dez em dez anos (artigo L451-2 do Código do Património francês, Code du patrimoine). A terceira campanha de recenseamento decorre de 1 de janeiro de 2026 a 31 de dezembro de 2035. Existem ferramentas especializadas para lhe responder.
A Collectalia não pretende uma conformidade regulamentar para estes estabelecimentos. Se o seu museu tem a designação «musée de France», apoie-se nas ferramentas e nos serviços previstos para ele. A Collectalia pode, no máximo, servir de complemento para um fundo que não dependa do inventário regulamentar.
Para quem a Collectalia foi pensada
- Fundações privadas que conservam, emprestam e dão a conhecer uma coleção.
- Coleções de empresa repartidas por vários locais, escritórios e reservas.
- Pequenos museus sem designação oficial e museus associativos, muitas vezes animados por voluntários.
- Associações de amigos, sociedades científicas, fundos locais.
- Casas e ateliês de artista, arquivos de um fundo, preparação de um catálogo raisonné.
Para estas estruturas, o problema não é a norma: é a dispersão. O inventário está numa folha de cálculo antiga, as fotografias num disco, os relatórios de estado em papel, os empréstimos em mensagens de correio eletrónico. Quando a pessoa que sabia tudo se vai embora, a memória vai com ela.
O que a Collectalia traz
- Uma ficha por peça, com os campos próprios da categoria (pintura, escultura com tiragem, fundidor e marca, gravura, livro, objeto, moeda…) e campos personalizados para a sua própria numeração.
- Fotografias em alta definição e documentos: atos de aquisição ou de doação, relatórios de restauro, publicações.
- Proveniência e historial, exposições, avaliações e valores sucessivos.
- Relatórios de estado datados, para acompanhar a evolução de uma obra ao longo do tempo; o nosso guia sobre o relatório de estado de uma obra de arte detalha o método.
- Empréstimos e movimentos: mutuário, datas, local; localização precisa em sala, em reserva ou em depósito de móveis.
- Contratos de seguro e vencimentos, com lembrete antes da data limite de rescisão.
- Relatórios PDF e exportações Excel (inventário, localização, seguro), catálogo PDF paginado, etiquetas com código QR.
Um recenseamento à sua escala
Mesmo sem obrigação legal, verificar regularmente que cada peça está no seu lugar e no estado descrito continua a ser uma boa prática. Com um relatório de localização impresso ou aberto num tablet, a equipa passa de sala em sala, controla, corrige a localização ou acrescenta um relatório de estado. O diário guarda o registo de cada correção.
Trabalhar em equipa
Conservador, gestor de coleções, voluntários, comité científico, investigadores convidados: cada um recebe um papel (administrador, editor, só leitura). Os acessos só de leitura são gratuitos e ilimitados, e os valores de seguro podem ser-lhes ocultados. O diário das modificações e dos acessos indica quem criou ou alterou uma ficha, e quando. Uma estrutura que gere vários fundos distintos pode informar-se sobre a fórmula Pro (consulte os preços).
Confidencialidade e segurança
Os dados são alojados em França e guardados em cópia de segurança todos os dias. A autenticação de dois fatores pode ser imposta a toda a equipa. A exportação completa do espaço continua possível a qualquer momento, o que evita fechar o inventário numa ferramenta.
Com a Collectalia
Um inventário comum para toda a equipa, com os relatórios de estado, os empréstimos, a localização e o historial de cada modificação. Pensado para as fundações, coleções de empresa e pequenas estruturas que querem uma ferramenta séria sem infraestrutura informática.
Aviso. A Collectalia não é um site de aconselhamento jurídico, fiscal ou em matéria de seguros. As informações desta página são gerais, elaboradas com base nos textos franceses em vigor em 09/11/2026: podem evoluir, não se aplicam necessariamente fora de França e não têm em conta a sua situação. Mande-as verificar obrigatoriamente por um notário, um advogado, um contabilista certificado ou pela sua seguradora antes de as pôr em prática.