Aviso. A Collectalia não é um site de aconselhamento jurídico, fiscal ou em matéria de seguros. As informações desta página são gerais, elaboradas com base nos textos franceses em vigor em 09/11/2026: podem evoluir, não se aplicam necessariamente fora de França e não têm em conta a sua situação. Mande-as verificar obrigatoriamente por um notário, um advogado, um contabilista certificado ou pela sua seguradora antes de as pôr em prática.
O essencial
- A Collectalia serve para referenciar e documentar as suas peças: ficha, fotografias, proveniência, certificados, movimentos.
- Permite apresentar seleções aos seus clientes em showrooms privados, protegidos por palavra-passe.
- Não é um software de contabilidade, de faturação, de caixa nem de venda em linha.
Procurar um software de gestão de galeria de arte ou um software para antiquário é muitas vezes procurar duas coisas ao mesmo tempo: uma ferramenta de gestão comercial (faturas, caixa, contabilidade) e uma ferramenta de conhecimento das peças (o que são, de onde vêm, onde se encontram). A Collectalia cobre apenas a segunda. Esta página explica o que faz, e o que não faz, para galerias, marchands e antiquários.
Gestão de stock numa galeria: o que se perde entre duas folhas de cálculo
O stock de uma galeria ou de um antiquário muda constantemente. Há peças que partem para uma feira, para o restaurador, para casa de um cliente para uma experiência, em depósito num colega. Outras chegam em consignação. As informações vivem em vários locais: uma folha de cálculo para a lista, uma pasta de fotografias, certificados num dossiê, a proveniência na memória do marchand.
As consequências são conhecidas: uma peça que já não se encontra, um certificado extraviado no momento da venda, uma proveniência que é preciso reconstituir para um cliente exigente, uma seleção enviada por correio eletrónico em anexos demasiado pesados. A gestão de stock de uma galeria é, antes de mais, uma questão de documentação.
O que a Collectalia traz
- Uma ficha por peça, com os campos próprios de cada categoria: técnica e dimensões para uma obra, tiragem numerada EA ou HC, assinatura e marca de fundidor para uma escultura, edição e encadernação para um livro, metal e punção para a prataria ou as joias. Campos personalizados completam se necessário.
- Fotografias em alta definição e documentos: faturas de compra, certificados de autenticidade, peritagens, relatórios de restauro.
- Proveniência e historial de cada peça, com os contactos associados: artista, depositante, perito, transportador, comprador.
- Movimentos e localização: galeria, reserva, depósito de móveis, feira, restaurador. Os depósitos, consignações e empréstimos são acompanhados como movimentos ou empréstimos, com as respetivas datas.
- Relatórios de estado, avaliações sucessivas, despesas (restauro, enquadramento) e vendas registadas na ficha.
- Relatórios PDF e exportações Excel, catálogo PDF paginado, etiquetas; importação do seu ficheiro Excel existente com reconhecimento das colunas.
Para os certificados entregues aos seus clientes, o nosso guia sobre o certificado de autenticidade de uma obra de arte recorda as menções úteis; para as peças que viajam, consulte o relatório de estado.
Showroom em linha privado: apresentar sem publicar
Muitas peças não se mostram num site público: preços confidenciais, discrição dos depositantes, seleção pensada para um único colecionador. O showroom em linha privado responde a esta necessidade. Compõe uma seleção, partilha-a através de uma ligação protegida por palavra-passe, fixa uma data de expiração e vê quando o cliente a consultou. O cliente não precisa de conta. Pode descarregar o relatório ou o catálogo do showroom se o permitir.
Trabalhar em equipa
Uma galeria é um diretor, assistentes, por vezes um registrar, um contabilista externo, artistas representados. Cada um recebe um papel: administrador, editor ou só leitura. Os acessos só de leitura são gratuitos e ilimitados, e os valores podem ser-lhes ocultados: um colaborador ou um consultor externo pode consultar as fichas sem ver os seus preços. Para mostrar a um artista apenas as suas obras, basta um showroom privado. O diário das modificações e dos acessos indica quem alterou o quê.
As galerias e marchands que gerem as peças de vários clientes ou de várias entidades utilizam a fórmula Pro; uma pequena estrutura pode começar por uma fórmula standard. O pormenor está na página de preços.
Confidencialidade e segurança
Dados alojados em França, cópia de segurança diária, autenticação de dois fatores ativável ou imposta a toda a equipa, diário de acessos. Pode exportar a qualquer momento a totalidade do seu espaço: os seus dados continuam a ser seus.
Com a Collectalia
O seu stock documentado peça a peça, com proveniência, certificados e localização, apresentado aos seus clientes em showrooms privados, e partilhado com a equipa e os artistas que representa. Mantém as suas ferramentas de contabilidade e de venda; a Collectalia guarda o conhecimento das peças.
Aviso. A Collectalia não é um site de aconselhamento jurídico, fiscal ou em matéria de seguros. As informações desta página são gerais, elaboradas com base nos textos franceses em vigor em 09/11/2026: podem evoluir, não se aplicam necessariamente fora de França e não têm em conta a sua situação. Mande-as verificar obrigatoriamente por um notário, um advogado, um contabilista certificado ou pela sua seguradora antes de as pôr em prática.