Lưu ý. Collectalia không phải là trang tư vấn pháp lý, thuế hay bảo hiểm. Thông tin trên trang này mang tính chung, được soạn theo các văn bản pháp luật Pháp có hiệu lực tại 09/11/2026: thông tin có thể thay đổi, không nhất thiết áp dụng ngoài nước Pháp và không tính đến hoàn cảnh cụ thể của bạn. Nhất thiết phải nhờ công chứng viên, luật sư, kế toán hoặc công ty bảo hiểm của bạn kiểm tra trước khi thực hiện.
Điểm cốt lõi
- Các musées de France có nghĩa vụ kiểm kê và récolement mười năm một lần, với các công cụ chuyên biệt.
- Collectalia trước hết nhắm tới các quỹ tư nhân, bộ sưu tập doanh nghiệp, bảo tàng nhỏ chưa được công nhận, hiệp hội và nhà nghệ sĩ.
- Biên bản tình trạng, cho mượn, di chuyển, làm việc nhóm và nhật ký thay đổi được gom lại ở đây.
Một quỹ nghệ thuật, một bộ sưu tập doanh nghiệp hay một bảo tàng nhỏ của hiệp hội có cùng nhu cầu như một cơ sở lớn: biết mình sở hữu gì, mỗi món ở đâu, trong tình trạng nào, và ai đã chỉnh sửa. Họ hiếm khi có cùng nguồn lực. Trang này trình bày trung thực những gì một phần mềm quản lý bộ sưu tập đa năng như Collectalia có thể mang lại, và giới hạn của nó nằm ở đâu.
Musées de France và récolement mười năm một lần: một khuôn khổ riêng
Các musées de France phải lập bản kiểm kê các bộ sưu tập và tiến hành récolement mười năm một lần (điều L451-2 Bộ luật Di sản). Đợt récolement thứ ba kéo dài từ 01/01/2026 đến 31/12/2035. Có các công cụ chuyên biệt để đáp ứng việc này.
Collectalia không tuyên bố tuân thủ quy định đối với các cơ sở này. Nếu bảo tàng của bạn mang danh hiệu « musée de France », hãy dựa vào các công cụ và dịch vụ dành cho nó. Cùng lắm, Collectalia có thể làm công cụ bổ sung cho một bộ sưu tập không thuộc diện kiểm kê theo quy định.
Collectalia được thiết kế cho ai
- Các quỹ tư nhân bảo tồn, cho mượn và giới thiệu một bộ sưu tập.
- Các bộ sưu tập doanh nghiệp phân bố giữa nhiều địa điểm, văn phòng và kho.
- Các bảo tàng nhỏ chưa được công nhận và bảo tàng của hiệp hội, thường do tình nguyện viên điều hành.
- Các hiệp hội bạn hữu, hội học thuật, quỹ lưu trữ địa phương.
- Nhà và xưởng của nghệ sĩ, lưu trữ một di sản nghệ thuật, chuẩn bị một catalogue raisonné (danh mục toàn tập).
Với các cơ sở này, vấn đề không phải là quy chuẩn: mà là sự phân tán. Bản kiểm kê nằm trong một bảng tính cũ, ảnh trên một ổ đĩa, biên bản tình trạng trên giấy, việc cho mượn trong các email. Khi người biết mọi thứ ra đi, ký ức cũng ra đi theo.
Collectalia mang lại gì
- Một hồ sơ cho mỗi món, với các trường thông tin riêng cho danh mục (tranh, điêu khắc với số bản in, xưởng đúc và dấu, bản in, sách, vật thể, tiền xu…) và các trường tùy chỉnh cho cách đánh số riêng của bạn.
- Ảnh độ phân giải cao và tài liệu: giấy tờ mua lại hoặc hiến tặng, báo cáo phục chế, ấn phẩm.
- Nguồn gốc và lịch sử, triển lãm, các bản định giá và giá trị kế tiếp.
- Biên bản tình trạng có ngày tháng, để theo dõi sự thay đổi của một tác phẩm theo thời gian; hướng dẫn của chúng tôi về biên bản tình trạng của một tác phẩm nghệ thuật trình bày chi tiết phương pháp.
- Cho mượn và di chuyển: bên mượn, ngày, địa điểm; vị trí chính xác trong phòng trưng bày, trong kho hoặc trong kho chứa đồ.
- Hợp đồng bảo hiểm và ngày đáo hạn, với nhắc nhở trước hạn chót chấm dứt hợp đồng.
- Báo cáo PDF và xuất Excel (kiểm kê, vị trí, bảo hiểm), catalogue PDF được dàn trang, nhãn có mã QR.
Một récolement ở quy mô của bạn
Dù không có nghĩa vụ pháp lý, việc thường xuyên kiểm tra mỗi món có ở đúng chỗ và đúng tình trạng đã mô tả vẫn là một thực hành tốt. Với một báo cáo vị trí được in ra hoặc mở trên máy tính bảng, nhóm đi từ phòng này sang phòng khác, kiểm tra, sửa vị trí hoặc thêm một biên bản tình trạng. Nhật ký lưu dấu mỗi lần chỉnh sửa.
Làm việc cùng nhiều người
Người phụ trách bộ sưu tập, người điều phối, tình nguyện viên, hội đồng khoa học, nhà nghiên cứu được mời: mỗi người nhận một vai trò (quản trị viên, biên tập viên, chỉ đọc). Quyền truy cập chỉ đọc miễn phí và không giới hạn, và các giá trị bảo hiểm có thể được ẩn với họ. Nhật ký thay đổi và truy cập cho biết ai đã tạo hoặc thay đổi một hồ sơ, và khi nào. Một cơ sở quản lý nhiều bộ sưu tập riêng biệt có thể tìm hiểu về gói Pro (xem bảng giá).
Bảo mật và an toàn
Dữ liệu được lưu trữ tại Pháp và sao lưu hằng ngày. Xác thực hai lớp có thể được bắt buộc với cả nhóm. Việc xuất toàn bộ không gian luôn khả thi bất cứ lúc nào, nhờ đó bản kiểm kê không bị nhốt trong một công cụ.
Với Collectalia
Một bản kiểm kê chung cho cả nhóm, với biên bản tình trạng, việc cho mượn, vị trí và lịch sử của mọi thay đổi. Được thiết kế cho các quỹ, bộ sưu tập doanh nghiệp và các cơ sở nhỏ muốn có một công cụ nghiêm túc mà không cần hạ tầng công nghệ thông tin.
Lưu ý. Collectalia không phải là trang tư vấn pháp lý, thuế hay bảo hiểm. Thông tin trên trang này mang tính chung, được soạn theo các văn bản pháp luật Pháp có hiệu lực tại 09/11/2026: thông tin có thể thay đổi, không nhất thiết áp dụng ngoài nước Pháp và không tính đến hoàn cảnh cụ thể của bạn. Nhất thiết phải nhờ công chứng viên, luật sư, kế toán hoặc công ty bảo hiểm của bạn kiểm tra trước khi thực hiện.