Lưu ý. Collectalia không phải là trang tư vấn pháp lý, thuế hay bảo hiểm. Thông tin trên trang này mang tính chung, được soạn theo các văn bản pháp luật Pháp có hiệu lực tại 09/11/2026: thông tin có thể thay đổi, không nhất thiết áp dụng ngoài nước Pháp và không tính đến hoàn cảnh cụ thể của bạn. Nhất thiết phải nhờ công chứng viên, luật sư, kế toán hoặc công ty bảo hiểm của bạn kiểm tra trước khi thực hiện.
Điểm cốt lõi
- Collectalia dùng để lập danh mục và ghi chép tài liệu về các món của bạn: hồ sơ, ảnh, nguồn gốc, giấy chứng nhận, di chuyển.
- Nó cho phép giới thiệu các tuyển chọn cho khách hàng trong các showroom riêng tư có mật khẩu bảo vệ.
- Nó không phải là phần mềm kế toán, lập hóa đơn, thu ngân hay bán hàng trực tuyến.
Tìm một phần mềm quản lý phòng tranh hay một phần mềm cho nhà buôn đồ cổ thường là tìm hai thứ cùng lúc: một công cụ quản lý kinh doanh (hóa đơn, thu ngân, kế toán) và một công cụ hiểu biết về các món đồ (chúng là gì, đến từ đâu, đang ở đâu). Collectalia chỉ đảm nhận điều thứ hai. Trang này giải thích những gì nó làm, và những gì nó không làm, cho các phòng tranh, nhà buôn và nhà buôn đồ cổ.
Quản lý hàng tồn kho phòng tranh: những gì thất lạc giữa hai bảng tính
Hàng tồn kho của một phòng tranh hay một nhà buôn đồ cổ luôn thay đổi. Có món đi hội chợ, đến chỗ thợ phục chế, đến nhà khách hàng để xem thử, gửi bán chỗ đồng nghiệp. Món khác đến theo hình thức ký gửi. Thông tin nằm ở nhiều nơi: một bảng tính cho danh sách, một thư mục ảnh, giấy chứng nhận trong một bìa hồ sơ, nguồn gốc nằm trong trí nhớ của nhà buôn.
Hậu quả ai cũng biết: một món không tìm lại được, một giấy chứng nhận thất lạc đúng lúc bán, một nguồn gốc phải dựng lại cho một khách hàng khó tính, một tuyển chọn gửi qua email với tệp đính kèm quá nặng. Quản lý hàng tồn kho phòng tranh trước hết là vấn đề về tài liệu.
Collectalia mang lại gì
- Một hồ sơ cho mỗi món, với các trường thông tin riêng cho từng danh mục: kỹ thuật và kích thước với một tác phẩm, bản in có đánh số EA hoặc HC, chữ ký và dấu của xưởng đúc với một tác phẩm điêu khắc, ấn bản và đóng bìa với một cuốn sách, kim loại và dấu chứng nhận với đồ bạc hoặc trang sức. Các trường tùy chỉnh bổ sung khi cần.
- Ảnh độ phân giải cao và tài liệu: hóa đơn mua, giấy chứng nhận xác thực, giám định, báo cáo phục chế.
- Nguồn gốc và lịch sử của từng món, kèm các liên hệ liên quan: nghệ sĩ, người ký gửi, chuyên gia, đơn vị vận chuyển, người mua.
- Di chuyển và vị trí: phòng tranh, kho, kho chứa đồ, hội chợ, thợ phục chế. Các lần gửi bán, ký gửi và cho mượn được theo dõi như các lần di chuyển hoặc cho mượn, kèm ngày tháng.
- Biên bản tình trạng, các bản định giá kế tiếp, chi phí (phục chế, đóng khung) và các lần bán đã ghi nhận trên hồ sơ.
- Báo cáo PDF và xuất Excel, catalogue PDF được dàn trang, nhãn; nhập tệp Excel hiện có của bạn với tính năng tự nhận diện cột.
Với các giấy chứng nhận giao cho khách hàng, hướng dẫn của chúng tôi về giấy chứng nhận xác thực của một tác phẩm nghệ thuật nhắc lại các nội dung cần có; với những món phải di chuyển, xem biên bản tình trạng.
Showroom trực tuyến riêng tư: giới thiệu mà không công khai
Nhiều món không được trưng bày trên website công khai: giá bảo mật, sự kín đáo của người ký gửi, tuyển chọn được thiết kế cho riêng một nhà sưu tầm. Showroom trực tuyến riêng tư đáp ứng nhu cầu này. Bạn soạn một tuyển chọn, chia sẻ qua liên kết có mật khẩu bảo vệ, đặt ngày hết hạn, và thấy khi nào khách hàng đã xem. Khách hàng không cần tài khoản. Họ có thể tải báo cáo hoặc catalogue của showroom nếu bạn cho phép.
Làm việc nhóm
Một phòng tranh gồm giám đốc, các trợ lý, đôi khi cả một người quản lý hồ sơ (registrar), một kế toán bên ngoài, các nghệ sĩ được đại diện. Mỗi người nhận một vai trò: quản trị viên, biên tập viên hoặc chỉ đọc. Quyền truy cập chỉ đọc miễn phí và không giới hạn, và các giá trị có thể được ẩn với họ: một cộng tác viên hay cố vấn bên ngoài có thể xem hồ sơ mà không thấy giá của bạn. Để cho một nghệ sĩ xem riêng các tác phẩm của họ, một showroom riêng tư là đủ. Nhật ký thay đổi và truy cập cho biết ai đã thay đổi gì.
Các phòng tranh và nhà buôn quản lý các món của nhiều khách hàng hoặc nhiều pháp nhân sử dụng gói Pro; một cơ sở nhỏ có thể bắt đầu với một gói tiêu chuẩn. Chi tiết có trên trang bảng giá.
Bảo mật và an toàn
Dữ liệu lưu trữ tại Pháp, sao lưu hằng ngày, xác thực hai lớp có thể bật hoặc bắt buộc với cả nhóm, nhật ký truy cập. Bạn có thể xuất toàn bộ không gian của mình bất cứ lúc nào: dữ liệu vẫn là của bạn.
Với Collectalia
Hàng tồn kho của bạn được ghi chép từng món, kèm nguồn gốc, giấy chứng nhận và vị trí, được giới thiệu cho khách hàng trong các showroom riêng tư, và chia sẻ với nhóm và với các nghệ sĩ bạn đại diện. Bạn giữ các công cụ kế toán và bán hàng; Collectalia giữ phần hiểu biết về các món đồ.
Lưu ý. Collectalia không phải là trang tư vấn pháp lý, thuế hay bảo hiểm. Thông tin trên trang này mang tính chung, được soạn theo các văn bản pháp luật Pháp có hiệu lực tại 09/11/2026: thông tin có thể thay đổi, không nhất thiết áp dụng ngoài nước Pháp và không tính đến hoàn cảnh cụ thể của bạn. Nhất thiết phải nhờ công chứng viên, luật sư, kế toán hoặc công ty bảo hiểm của bạn kiểm tra trước khi thực hiện.